Cuando su empresa ya factura en línea, lo más importante es mantener una correcta gestión de la operación de su empresa.
Hola, ¿qué tal?
En entradas anteriores, mencioné algunos consejos para facturar en línea de manera ágil y sencilla. Sin embargo, muchas empresas aún no han dado el primer paso para empezar a facturar en línea.
Como ya es de su conocimiento, el organismo regulador de la facturación electrónica es el SAT, quien se encarga de regular que la gestión de su facturación electrónica se lleve a cabo de manera transparente y eficiente, siguiendo las normas establecidas para una correcta operación de su empresa.
Para tener una facturación electrónica sencilla y eficiente, le comparto algunos consejos de suma importancia:
Siempre envíe los archivos a sus clientes
Ya sea si factura utilizando un sistema administrativo ERP o no, es recomendable enviar siempre los 2 archivos (PDF y XML) a sus clientes. Recuerde que su cliente necesita contar con el archivo PDF de su factura como comprobante de la operación realizada. Sin embargo, muchas empresas omiten enviar el archivo XML generado durante la transacción. Este es un archivo encriptado que tiene validez legal ante el SAT y contiene la información de la factura generada y que permite validar que se haya generado de manera correcta.
Resguarde sus facturas
Siempre guarde una copia de los archivos generados y enviados a sus clientes. De esta manera podrá contar con un respaldo de la operación realizada en caso de que necesite comprobar sus movimientos ante el SAT o ante sus clientes. El tiempo obligado que el SAT solicita para resguardar sus folios digitales es de 5 años.
Valide sus facturas
En el caso que usted reciba facturas de sus proveedores, recuerde que es muy importante siempre validarlas para evitar posibles malentendidos o incluso fraudes, lo cual es muy común que se presente con las facturas en línea. El SAT, en su sitio web, cuenta con una herramienta gratuita para validar sus facturas electrónicas.
Cuando su empresa inicia el proceso de facturación electrónica, lo más importante es mantener una correcta gestión de las transacciones y la operación de su empresa en general, para evitar malentendidos o llamados de atención por parte del SAT, o incluso problemas con sus clientes.
Si tiene alguna duda adicional sobre cómo facturar en línea de manera ágil y sencilla, mándeme un comentario en la parte inferior de esta entrada. Con gusto responderé sus dudas.
¡Hasta la próxima!
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